¿Cuánto cuesta realmente tener una impresora propia en tu empresa? El cálculo que nadie hace

Cuando una empresa compra una impresora, casi siempre piensa en un solo número: el precio del equipo.

Ese es el primer error.

El precio de compra es solo el comienzo. Lo que viene después — el tóner, las refacciones, el técnico que tarda tres días en llegar, el tiempo que pierdes cuando la impresora falla justo antes de una junta importante — eso es lo que realmente te cuesta tener una impresora propia.

Hagamos el cálculo.

El precio del equipo

Una impresora multifuncional de calidad para uso empresarial en México cuesta entre $8,000 y $25,000 MXN. Si la financias, págala en 12 meses y ya estás gastando entre $667 y $2,083 al mes solo en el equipo — antes de imprimir una sola hoja.

El tóner

Este es el gasto que más sorprende. Un cartucho de tóner original para impresoras de uso intensivo cuesta entre $800 y $2,500 MXN dependiendo del modelo. Si tu empresa imprime entre 2,000 y 5,000 páginas al mes, puedes gastar entre $1,500 y $4,000 MXN mensuales solo en consumibles.

Los tóneres compatibles son más baratos, pero dañan el cabezal, anulan la garantía y generan impresiones de baja calidad que te hacen lucir poco profesional frente a clientes y proveedores.

El mantenimiento

Las impresoras requieren mantenimiento preventivo cada cierto número de páginas. Una visita de técnico en CDMX cuesta entre $500 y $1,500 MXN. Si tienes dos visitas al año, ya son $1,000 a $3,000 MXN adicionales.

Y eso es cuando el mantenimiento es preventivo. Cuando la impresora falla de emergencia — que inevitablemente pasa — el costo de la visita urgente puede duplicarse.

Las refacciones

Rodillos, fusor, banda de transferencia. Piezas que se desgastan con el uso y que cuestan entre $300 y $2,000 MXN cada una. En promedio, una impresora de uso intensivo necesita al menos una refacción al año.

El tiempo perdido

Este es el costo que nunca aparece en ninguna factura pero que es el más caro de todos.

Cada vez que la impresora falla, alguien en tu empresa para lo que está haciendo para intentar arreglarla. Llama al técnico. Espera. Llama de nuevo. Busca un centro de copiado cercano para imprimir algo urgente. Explica el problema. Espera más.

Si esa persona gana $20,000 MXN al mes, cada hora que pierde vale $125 MXN. Dos horas al mes resolviendo problemas de impresora son $250 MXN perdidos en productividad — mínimo.

El resumen del costo real

Y eso sin contar la depreciación del equipo, que pierde entre el 20% y el 30% de su valor cada año.

¿Qué alternativa existe?

La renta de impresoras elimina todos estos costos variables y los convierte en un solo pago fijo mensual.

Con FIGURISSMO, por $1,150 MXN al mes tienes equipo instalado, soporte técnico incluido, mantenimiento preventivo, tóner y consumibles, y atención el mismo día si algo falla.

Sin sorpresas. Sin facturas inesperadas. Sin tiempo perdido.

Para una empresa que hoy gasta entre $2,500 y $7,000 MXN al mes en su impresora propia, la diferencia es inmediata.

¿Vale la pena hacer el cambio?

Si tu empresa imprime más de 1,000 páginas al mes y actualmente tiene impresora propia, la respuesta casi siempre es sí.

El primer paso es simple: cotiza sin compromiso y compara tu gasto actual contra el costo fijo de la renta. En FIGURISSMO hacemos ese análisis contigo sin costo.